Politique de confidentialité

La société Sonepar France Distribution, société par action simplifiée immatriculée au RCS de Nanterre au numéro 824 484 653 et dont le siège social est situé au 18 Quai du Point du Jour 92100 Boulogne-Billancourt (ci-après « l’Entreprise »), accorde une importance primordiale à la protection des données à caractère personnel qu’elle est amenée à collecter et à traiter en tant que responsable des traitements.

A cet égard, la présente Politique de Confidentialité (ci-après la « Politique de Confidentialité ») a pour objet d’informer les personnes concernées (candidats, prospects, clients    , fournisseurs, visiteurs) des traitements de données les concernant réalisés par l’Entreprise dans une démarche éthiquement responsable, transparente et respectueuse des droits des personnes.

L’Entreprise se conforme aux dispositions législatives et réglementaires applicables en la matière (nationales et communautaires) ainsi qu’aux recommandations de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL).

L’Entreprise s’engage à ce que les données à caractère personnel ne soient collectées et traitées que pour les finalités déterminées, explicites et légitimes évoquées ci-dessous, selon un principe de proportionnalité et de minimisation.

L’Entreprise a mis en place des mesures de sécurité adéquates pour assurer l’intégrité et la confidentialité des données collectées. Ces mesures de sécurité sont également appliquées à ses éventuels sous-traitants. 

L’Entreprise a vocation à collecter et à traiter les catégories de données à caractère personnel suivantes :

• Données d’identification (nom, prénom, numéro de client, adresse postale ou électronique, numéro de téléphone, photo, vidéo ou voix) ;
• Données d’ordre économique et financière (coordonnées bancaires, RIB) ;
• Données relatives à la vie professionnelle (fonction, profession, nom de l’entreprise) ;
• Données de connexion et d’utilisation des outils informatiques (adresse IP, logs de connexion et d’usage) ;
• Données relatives au suivi de la relation commerciale (factures, correspondances avec les clients/fournisseurs, contrats).
• Toutes Données personnelles qui seraient contenues dans les champs libres de vos messages.

L’Entreprise collecte et traite vos données à caractère personnel directement auprès de vous.

Dans tous les cas, vous êtes informés des finalités pour lesquelles vos données sont collectées par nos soins via les différents formulaires de collecte de données en ligne ou les courriels qui vous seraient adressés. 
 

• Gestion de la relation contractuelle avec les clients (création de compte, commandes, suivi, facturation)

Base légale : Exécution du contrat

Durée de conservation : Durée de la relation contractuelle, puis 5 ans en archivage intermédiaire

• Prospection commerciale (newsletter, offres et actualités)

Base légale : Intérêt légitime à l'égard des clients existants (produits/services analogues) et des prospects professionnels sollicités sur leur adresse professionnelle, sous réserve d'un droit d'opposition proposé à chaque envoi ; consentement préalable à l'égard des prospects sans relation commerciale avec l'Entreprise

Durée de conservation : Jusqu'au retrait du consentement ou à l'opposition ; à défaut, 3 ans à compter du dernier contact

• Transfert de données à d’autres sociétés du Groupe Sonepar à des fins de prospection commerciale

Base légale : Consentement

Durée de conservation : Jusqu'au retrait du consentement 

• Recommandations de produits sur la base de votre historique d'achat 

Base légale : Intérêt légitime de l'Entreprise à vous proposer des produits pertinents, sous réserve de votre droit d'opposition

Durée de conservation : Durée de la relation contractuelle

• Mise en place d’un contact center permettant la gestion et traçabilité des appels commerciaux entrants et sortants, et la transcription des appels à des fins d’enrichissement de la fiche client

Base légale : Intérêt légitime de l’Entreprise à optimiser la gestion des appels commerciaux 

Durée de conservation : 1 an à compter de l’appel 

• Programme de fidélité / avantages partenaires, le cas échéant 

Base légale : Exécution du contrat (adhésion volontaire au programme)

Durée de conservation : Durée d'adhésion, puis 3 ans

• Gestion de la relation contractuelle avec les fournisseurs 

Base légale : Exécution du contrat

Durée de conservation : Durée de la relation, puis 5 ans en archivage ; factures conservées 10 ans

• Sélection des prestataires et consultants

Base légale : Intérêt légitime de l'Entreprise à sélectionner des prestataires et consultants

Durée de conservation : 3 ans à compter de la collecte

• Réponses aux demandes d'informations et de contact

Base légale : Intérêt légitime de l'Entreprise à répondre à vos demandes

Durée de conservation : Durée du traitement de la demande

• Amélioration continue des services (enquêtes de satisfaction, statistiques d'usage)

Base légale : Intérêt légitime de l'Entreprise à mesurer la qualité et l'usage de ses services

Durée de conservation : Durée de l'enquête, puis anonymisation, ou jusqu'à opposition

• Cookies et traceurs 

Base légale : Consentement, sauf traceurs strictement nécessaires (intérêt légitime/exécution du service)

Durée de conservation : Dépôt du traceur : 13 mois max. Données issues de son exploitation : 25 mois max

• Mise en œuvre de pixels de suivi dans nos emails (mesure d’ouverture) 

Base légale : Consentement préalable sauf pixels exemptés de consentement conformément aux recommandations de la CNIL

Durée de conservation : 25 mois maximum à compter de la collecte

• Sécurité informatique et prévention de la fraude (dont fraude au paiement)

Base légale : Intérêt légitime de l'Entreprise et de ses prestataires

Durée de conservation : Durée nécessaire à l'analyse, puis archivage probatoire (5 ans max)

• Sécurité des locaux (vidéosurveillance) 

Base légale : Intérêt légitime de l'Entreprise à assurer la sécurité des personnes et des biens

Durée de conservation : 25 jours

• Utilisation d'outils d'intelligence artificielle à des fins internes (assistance rédactionnelle, tri de candidatures, support), avec supervision humaine

Base légale : Intérêt légitime de l'Entreprise

Durée de conservation : Durée strictement nécessaire à la finalité concernée

• Gestion des demandes de droits des personnes concernées

Base légale : Obligation légale

Durée de conservation : Durée du traitement, puis archivage pour la durée de prescription applicable

• Recrutement d'un candidat

Base légale : Exécution de mesures précontractuelles prises à la demande du candidat (article 6.1.b du RGPD)

Durée de conservation : Durée du traitement, puis 5 ans en base intermédiaire à compter de la décision

• Constitution d'une base de CV

Base légale : Consentement des candidats

Durée de conservation : 2 ans

• Communication professionnelle (utilisation de photos ou vidéos) 

Base légale : Consentement des personnes concernées

Durée de conservation : 3 ans à compter de la captation

Les données personnelles collectées seront utilisées et communiquées uniquement aux personnes ayant besoin d’en connaître pour les finalités décrites dans cette Politique, ou pour les besoins de l’exécution de leur mission et, dans tous les cas, en conformité avec les lois et les règlementations applicables.

• Les données personnelles peuvent également être transmises à : 
  Des sous-traitants ou prestataires de services agissant au nom et pour le compte de l’Entreprise (prestataire d’hébergement, éditeurs de logiciels métiers) ;
  D’autres sociétés du Groupe Sonepar le cas échéant et selon la base légale de l’exécution du contrat ou de votre consentement selon les cas, lesquelles sont soumises à des règles de protection des données identiques ou équivalentes ; 
  Des autorités judiciaires et administratives, si la loi l’impose ou dans le cadre d’un litige ou d’une procédure précontentieuse ; 
  Un acheteur ou un partenaire, dans le cadre d’une fusion, d’une joint-venture ou d’une cession.

L’Entreprise s’assure que vos données à caractère personnel ne sont communiquées à des tiers que dans un cadre contractuel adéquat garantissant la sécurité et la confidentialité des données et le respect des finalités des traitements.
 

Compte tenu de l’implantation internationale du Groupe Sonepar et du recours à des sous-traitants, certains des destinataires de vos données à caractère personnel (tels que les entités appartenant au Groupe Sonepar et/ou leurs partenaires) sont établis en dehors de l’Union européenne.

En cliquant sur le lien suivant, vous accéderez à une liste des entités appartenant au Groupe Sonepar, précisant les pays dans lesquels elles exercent leurs activités : 

En pareil cas nous nous assurons, avant de procéder au transfert de vos données à caractère personnel, que le destinataire offre un niveau de protection des données adéquat (basé, par exemple sur une décision d’adéquation validée par la Commission européenne ou sur des clauses contractuelles types).

Dans certains cas, nous recueillons votre consentement avant de procéder au transfert.

Vous pouvez obtenir des informations complémentaires sur les modalités et conditions des transferts de données, ainsi qu’une copie des documents relatifs aux garanties associées, en en faisant la demande au point de contact indiqué à la section « Quels sont vos droits ? ». 

L’Entreprise est parfaitement consciente de la nécessité de protéger l’ensemble des données à caractère personnel, notamment contre toute utilisation frauduleuse, fuite ou atteinte à leur intégrité. L’Entreprise est tout aussi consciente de la difficulté de sécuriser de manière absolue un système de gestion de données, notamment lorsqu’il est informatisé.

Tenant compte de l’ensemble de ces contraintes, l’Entreprise a recours à toutes les mesures de sécurité physiques, logistiques, techniques et organisationnelles nécessaires pour préserver la sécurité et la confidentialité de ces données et des traitements qui y sont attachés (par exemple : pare-feux, système d’identifiants/mot de passe, dispositifs de protection physiques). 

L’Entreprise a d’ailleurs appelé l’ensemble de ses salariés à la plus grande vigilance lorsqu’ils accèdent aux outils informatiques mis à leur disposition dans le cadre de leurs attributions professionnelles (s’agissant notamment du choix de leurs identifiants et mots de passe, qui doivent être forts et régulièrement renouvelés). Elle exige également de l’ensemble de ses prestataires de services qu’ils s’engagent contractuellement à garantir un niveau de sécurité au moins aussi élevé que le nôtre.

La personne dont les données sont collectées dispose à tout moment des droits suivants sur ses données personnelles : 

• Droit d’accès : vous pouvez obtenir une copie des données à caractère personnel vous concernant traitées par l’Entreprise ;
• Droit de rectification : si vous pensez que vos données à caractère personnel sont incorrectes ou incomplètes, vous pouvez demander qu’elles soient rectifiées ;
• Droit d’effacement : dans certains cas prévus par la loi, vous pouvez demander que vos données à caractère personnel soient effacées, en particulier si le traitement est fondé sur votre consentement et que vous souhaitez le retirer, ou s’il apparait que vos données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées. Néanmoins, ce droit n’est pas absolu et l’Entreprise peut invoquer une base juridique ou un motif légitime pour conserver vos données à caractère personnel ;
• Droit d’opposition : dans certains cas, vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons tenant à votre situation personnelle. Néanmoins, ce droit n’est pas absolu et l’Entreprise peut rejeter votre demande pour des motifs légitimes et impérieux ;
• Droit à limitation du traitement : vous pouvez en outre demander la limitation (suspension par exemple) du traitement de vos données à caractère personnel si (i) celles-ci sont incorrectes, (ii) vous avez exercé votre droit d’opposition, (iii) les données en question ne sont plus nécessaires aux fins du traitement mais le sont encore aux fins de la constatation, de l’exercice ou de la défense de vos droits en justice ou (iv) le traitement et illicite mais vous vous opposez à l’effacement des données ;
• Droit à la portabilité : lorsque ce droit s’applique, vous pouvez recevoir les données à caractère personnel que vous nous avez communiquées ou les transmettre à un tiers (lorsque cela est techniquement possible) ;
• Droit de donner des instructions concernant l’utilisation de vos données à caractère personnel après votre décès : vous pouvez donner des instructions à l’Entreprise concernant l’utilisation de vos données à caractère personnel après votre décès ;
• Droit de retirer votre consentement : si vous avez accordé votre consentement avant la collecte de vos données à caractère personnel, vous avez la possibilité de le retirer.

Ces droits s’exercent en contactant le référent informatique et libertés à l’adresse suivante : 

• Par courriel : 
• Par courrier : Sonepar France, 20 quai du Point du Jour, 92100 Boulogne-Billancourt (France)

En cas d’exercice de vos droits, il peut vous être demandé de justifier de votre identité, notamment par l’envoi d’une pièce d’identité ou tout autre document permettant de vérifier votre identité, et ce, afin de se prémunir de toute demande frauduleuse. 

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) : 

3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris CEDEX 07

Nous pouvons modifier à tout moment la présente Politique, afin notamment de nous conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques. Ces modifications s’appliqueront à la date d’entrée en vigueur de la version modifiée. Vous êtes donc invité(e) à consulter régulièrement la dernière version de cette Politique. Néanmoins, nous vous tiendrons informé(e) de toute modification significative de la présente Politique.

Dernière mise à jour : 10/07/2023